Cómo migrar un gimnasio a un nuevo software

Inventariá datos y procesos

Identificá qué información vive en hojas, chats y sistemas anteriores. Clasificá qué está vigente, qué se puede archivar y quién tiene autoridad para corregir registros.

Hacé una copia antes de limpiar y anotá cómo tratar pagos parciales, créditos y pausas.

Ensayá una importación pequeña

Normalizá correos y fechas, corregí duplicados y prepará un archivo de prueba. Importá distintos casos y compará cada ficha con la fuente antes de avanzar.

Definí una fecha de corte y evitá que dos sistemas se actualicen por separado durante demasiado tiempo.

Acompañá el cambio

Capacitá a recepción y coaches, luego enviá instrucciones a los socios sobre acceso, reservas y soporte. Reservá una ventana para atender errores que aparezcan en el primer ciclo.

Una plataforma como Satratos Admin ofrece importación por CSV y funciones para gestionar socios y agenda.

Qué migrar y qué no

Socios activos con su plan y vencimiento: sí. Socios de baja hace dos años: no. Historial de reservas viejo: casi nunca vale la pena.

Arrastrar todo por las dudas hace que la base nueva arranque sucia, y limpiarla después cuesta más que haber elegido bien al principio.

La fecha de corte

Tiene que haber un día a partir del cual el sistema viejo se archiva y ya no se edita. Sin esa fecha, la planilla sigue viva, alguien la sigue actualizando y aparecen dos verdades.

Conviene elegir un momento de baja actividad y avisarle al equipo con anticipación, no anunciarlo el mismo día.

Avisar a los socios después, no antes

Si los socios entran antes de que la grilla esté completa, la primera impresión es una agenda vacía y una app que no sirve. Cuesta bastante revertir eso.

Conviene terminar la carga, probarlo internamente una semana, y recién después invitar a los socios.

Preguntas frecuentes